Oleh Saiful Bahri Kamaruddin
Foto Abd Ra’ai Osman

BANGI, 18 Mac 2015 – Malaysia perlu memberi keutamaan kepada Pengurusan Rekod dan Maklumat (PRM) jika mahu bersaing dengan negara-negara maju.

Prof Dr Zawiyah Mohammad Yusof dari Fakulti Teknologi dan Sains Maklumat (FTSM) berkata pihak yang ingin melaksanakan PRM harus bersedia melabur untuk meningkatkan keupayaan menyimpan data serta kepakaran menguruskan maklumat dengan gabungan pakar dari pelbagai bidang.

Beliau telah menyampaikan Syarahan Perdananya di sini baru-baru ini atas tajuk ‘Pengurusan Rekod dan Maklumat: Isu dan Cabaran’.

Prof Zawiyah berkata sejajar dengan usaha itu, persepsi mengenai rekod perlu diubah daripada hanya sebagai khazanah warisan kepada aset strategik yang boleh menyerlahkan kecekapan.

Masalah berkaitan dengan rekod dan maklumat perlu ditangani secara jelas, terutamanya simpanan dalam bentuk digital kerana walaupun ia mudah dicipta tetapi sukar dijejaki.

Kerajaan dan pertubuhan yang berupaya mencungkil maklumat bila-bila masa dikehendaki mempunyai kelebihan untuk berdaya saing.

Penciptaan maklumat sentiasa berkembang dan dengan gandaan yang tidak terkira kerana perkembangan teknologi yang mengiringi evolusi tamadun mempercepatkan wujudnya maklumat baru hingga berlaku fenomena kebanjiran maklumat yang berlaku sekarang.

Beliau bagaimanapun sedih kerana sebahagian besar maklumat yang tercipta berkurangan atau tidak pernah dirujuk.

Prof Zawiyah berkata ledakan maklumat menuntut supaya organisasi mewujudkan mekanisme dan merangka dasar, strategi dan sistem supaya maklumat yang di kumpul dapat diabadi dan disimpan dengan cara ia mudah diperolehi apabila perlu untuk membuat keputusan.

Dengan status maklumat semakin diakui sebagai aset negara, pengurusan maklumat juga semakin genting dan dengan itu tadbir urusnya semakin relevan.

Bagaimanapun penyimpanan dan pengurusan maklumat lebih di pandang berat dan diamalkan dengan penuh disiplin di negara-negara maju yang memahami kuasa maklumat  khasnya rekod.

Mereka mengakui pentingnya ketepatan, kualiti, kekinian, keselamatan dan capaian yang mudah kepada maklumat selain berkeupayaan memahami dan mengurus maklumat.

Sebagai aset, maklumat di gerak sepenuhnya bagi menjamin kejayaan strategi organisasi. Oleh itu, maklumat khususnya yang bernilai mesti dilindungi, dipelihara dan dikendalikan oleh kakitangan berkebolehan dan dipantau serta dilindungi oleh undang-undang tanpa sebarang tolak ansur.

Naib Canselor Prof Datuk Dr Noor Azlan Ghazali telah memperkenalkan Prof Zawiyah sebelum menyampaikan syarahannya.

Prof Zawiyah memperoleh ijazah PhDnya dari Jabatan Penerangan dan Kajian Perpustakaan, University of Wales Aberystwyth dan Sarjana dari University College, London.