Mewujudkan Sistem Aplikasi : Kepentingan Keperluan Pengguna (User Requirements)

Melalui beberapa kajian yang telah dilakukan, 60 peratus daripada semua ralat dalam projek pembangunan sistem aplikasi berpunca daripada fasa pertama dalam projek pembangunan sistem iaitu fasa mendapatkan keperluan pengguna (user requirements).

Bagaimanapun ralat ini kebiasanya hanya disedari pada fasa-fasa projek yang berikutnya malah sampai ke tahap setelah sistem digunakan. Semakin lewat ralat disedari, semakin tinggi kos untuk membetulkan ralat tersebut kerana ia akan menyebabkan proses pembangunan sistem yang berulang. Akan tetapi, berapa ramaikah antara kita yang memahami perkara ini?

Fasa mendapatkan keperluan pengguna ini biasa melibatkan wakil daripada semua pihak berkepentingan terhadap sistem yang akan dibina.  Untuk memudahkan pemahaman, saya namakan mereka Pasukan Keperluan.

Kerapkali Pasukan Keperluan tertinggal atau tidak menyatakan dengan tepat dan jelas semua keperluan berkaitan sistem yang ingin dibangunkan. Bagi sesetengah perkara, mereka membuat anggapan bahawa ianya sudah jelas dan tidak perlu dimaklumkan atau dibincangkan dengan terperinci sedangkan tidak semua ahli Pasukan Keperluan memahami perkara yang difahami oleh ahli yang lain. Pertalian antara fungsi-fungsi sistem baru dan sistem sedia ada juga perlu dibincangkan dan difahami kesannya oleh semua ahli.

Bagi mengurangkan risiko ini,  proses berikut sangat penting dalam fasa mendapatkan keperluan pengguna:

1. Mencari-gali keperluan pengguna.

Dalam proses ini, ahli ICT yang juga merupakan ahli Pasukan Keperluan perlu mengggunakan teknik/beberapa teknik berkesan bagi mendapatkan semua keperluan pengguna. Antara teknik yang boleh digunakan adalah temubual, soal-selidik, sumbang saran, kajian ke atas sistem sedia ada, pemerhatian dan sebagainya.

Tiga (3) jenis keperluan pengguna perlu dikenal-pasti iaitu:

1. Fungsi sistem – fungsi-fungsi yang perlu dibangunkan dalam sistem
2. Kualiti sistem – kualiti berkaitan sistem seperti prestasi sistem, ketersediaan sistem, keupayaan sistem untuk berubah jika diperlukan pada masa akan datang dan sebagainya.
3. Kekangan dalam sistem – kekangan tertentu yang perlu dipenuhi dan akan mempengaruhi cara dan proses dalam pembangunan sistem. Contohnya, sistem perlu disiapkan dalam tempoh 4 bulan bagi membolehkan pengambilan pelajar baru 2016.

2. Mendokumentasikan keperluan pengguna

Semua keperluan yang diperolehi didokumenkan dengan jelas oleh ahli ICT dan boleh difahami oleh Pasukan Keperluan yang akan menyemaknya.

3. Pengesahan dan perundingan keperluan pengguna

Dokumen keperluan pengguna yang telah disediakan perlu disemak serta sebarang perundingan antara ahli Pasukan Keperluan perlu dilakukan sebelum dokumen akhir disediakan dan disahkan.

Rujukan: Klaus Pohl, Cris Rupp :  Requirements Engineering Fundamentals

Disediakan oleh : Salina PTM