Panduan Membuka Tabung/Dana Dalam Sistem Give2UKM
- Dapatkan kelulusan peringkat PTj (Pengurusan) yang memperincikan maklumat berikut:
a. Objektif/matlamat yang ingin dicapai oleh Dana
b. Jumlah dana yang diperlukan
c. Perincian unjuran perbelanjaan/kegunaan dana
d. Jangkamasa projek; termasuk carta perbatuan
e. Jangkamasa pengumpulan dana (maksima setahun)
f. Aktiviti pendanaan juga hendaklah mendapatkan kelulusan/penilaian dari pelulus berikut:
- Setiap dana yang bernilai lebih daripada RM500,000.00 atau mempunyai impak atasjenama UKM, perlu mendapatkan kelulusan/pemakluman MPU/LPU terlebih dahulu. Kesemua jenis dana (kecil atau besar) perlu dimaklumkan kepada YC bagi tujuan pelaporan dan rekod.
- Jika pengumpulan adalah bagi projek pelajar dan mempunyai kelulusan peringkat PTj/Fakulti, ianya memerlukan surat kelulusan dari Pusat Siswa/PPMPA dan ketua program fakulti terlibat.
- Satu set penuh kolateral pemasaran yang mempunyai nilai pemasaran baik. Urusetia sistem memerlukan set kolateral seperti berikut:
a. Enam (6) Gambar dalam format jpg/png ber-resolusi tinggi yang
menggambarkan objektif dana. Gambar tidak boleh di ambil dari pihak ketiga atau laman sesawang atas talian bukan hakmilik PTj/UKM.
b. Opsyen satu (1) video yang memberikan penerangan berkenaan projek pendanaan. Video hendaklah mempunyai resolusi tinggi 1080p bagi mengekalkan kualiti laman sesawang Give2ukm.
c. Maklumat dana terperinci termasuk brosur/borang/maklumat yang boleh dimuatnaik untuk kegunaan/perhatian penyumbang. Maklumat yang diberi hendaklah mengandungi penceritaan dana;
i. Kenyataan permasalahan – masalah yang dihadapi sehingga tercetusnya ide penyelesaian. Termasuk masalah pengumpulan dana dan mengapa perlu bantuan penyumbang. Permasalahan hendaklah
mendalam, menyentuh hati, mempunyai makna/nilai kepada kumpulan sasaran penyumbang dan tidak terlalu cetek dari segi keperluan.
ii. Kenyataan jangkahayat – Faedah dan nilai (dari segi nilai RM/emosi/mental/fizikal) yang akan diterima/nikmati oleh masyarakat/pelajar/staf penerima projek/dana ini. Juga jangkahayat bantuan tersebut supaya penyumbang dapat membayangkan jangkauan sumbangan mereka. - Setiap jenis dana TIDAK SEMESTINYA DIMUATNAIK ke dalam laman sesawang Give2UKM. Pihak YC berhak menyemak dan menentukan kedudukan/kepentingan dana di dalam laman sesawang tersebut. Penentuan adalah berdasarkan;
a. Kepentingan dana tersebut pada Universiti di waktu cadangan (sistem hanya memaparkan 6 tabung terpenting pada sesuatu masa). Kepentingan akan dipertimbangkan seperti berikut:
i. Peringkat dan tahap dana; cth, Pelajar/Fakulti atau PTj/mesyuarat pengurusan PTj berbanding dengan PTj/MPU atau PTj/LPU.
ii.Kesesuaian dana untuk dipaparkan.
iii. Jangkamasa pengumpulan. Jika dana mempunyai jangkamasa pengumpulan yang melebihi satu tahun atau selamanya, ianya akan diletakkan di dalam bahagian lain-lain.
iv. Kualiti dan jenis dana yang mempunyai impak (meningkatkan nilai jenama UKM/PTj/Staf/Pelajar). - Nilai sasaran pengumpulan WAJIB diletakkan. Tarikh mula dan tamat pengumpulan juga perlu diletakkan.
- Pihak YC berhak menggantung atau mengeluarkan maklumat dana untuk siasatan lanjut jika terdapat kesalahan/kesilapan maklumat atau menerima maklumbalas negatif daripada penyumbang.