Piagam Jawatankuasa Audit UKM

1. PENUBUHAN

1.1 Jawatankuasa Audit Universiti Kebangsaan Malaysia (JAUKM) ditubuhkan oleh
Lembaga Pengarah Universiti Kebangsaan Malaysia (LPUKM) menurut kuasa
di bawah Seksyen 21(1) Perlembagaan Universiti Kebangsaan Malaysia 2010.

2. OBJEKTIF PENUBUHAN

2.1 JAUKM membantu LPUKM memenuhi tanggungjawab mengawalselia proses
pelaporan kewangan, sistem kawalan dalaman, proses pengauditan serta
memastikan proses pemantauan UKM mematuhi semua undang-undang dan
peraturan yang berkaitan.
2.2 JAUKM juga mengawasi dan mengawalselia Unit Audit Dalam Universiti
Kebangsaan Malaysia (UAD UKM) untuk memastikan semua fungsi dan
tanggungjawab UAD UKM dilaksanakan dengan berkesan.

3. KEANGGOTAAN JAUKM

3.1 JAUKM dianggotai oleh empat (4) orang Ahli LPUKM yang dilantik oleh LPUKM.
3.2 LPUKM juga akan melantik seorang daripada empat Ahli berkenaan menjadi
Pengerusi JAUKM.
3.3 Naib Canselor, Pendaftar, Bendahari dan Ketua Unit Integriti UKM hendaklah
dijemput menghadiri semua mesyuarat JAUKM. Pendaftar dan Bendahari boleh
melantik seorang wakil ganti yang dinamakan sekiranya tidak dapat hadir
mesyuarat JAUKM.
3.4 JAUKM boleh mengundang mana-mana orang untuk menghadiri mesyuarat
JAUKM berkaitan dengan apa-apa perkara yang akan dibincang.
3.5 Setiausaha JAUKM ialah Ketua UAD UKM.

4. FUNGSI JAUKM

4.1 Mengkaji keberkesanan dan kemampuan sistem pengawalan dari dalam.
4.2 Mengkaji dan meluluskan perancangan aktiviti audit berdasarkan risiko oleh UAD
UKM yang meliputi skop kerja, jadual, keanggotaan, serta penyelarasan di antara
Juruaudit Dalam dan Luar.
4.3 Mengkaji dan meluluskan laporan daripada Juruaudit Dalam dan Luar dan
memperakukan tindakan susulan yang perlu kepada LPUKM.
4.4 Meneliti dan mengkaji audit penyata kewangan tahunan untuk diperakukan
kepada LPUKM. Seterusnya laporan tersebut dikemukakan kepada pihak Audit
Negara dan Kementerian Pendidikan Tinggi.
4.5 Mengkaji dan menasihat LPUKM berhubung dengan apa-apa penyata kewangan
dan laporan kewangan lain.
4.6 Melaporkan kepada pihak pengurusan UKM mengenai kakitangan dan orang
awam yang didapati telah melakukan sebarang penyelewengan untuk tindakan
yang sesuai.
4.7 Meneliti dan mengkaji Laporan Ketua Audit Negara serta kertas kerja yang
berkaitan dengan bidang tugas audit dan membentangkan laporan setiap suku
tahun di Mesyuarat LPUKM.
4.8 Mengkaji dan meluluskan keperluan UAD UKM termasuk piagamnya.
4.9 Melaksanakan fungsi-fungsi yang ditetapkan oleh LPUKM dari semasa ke
semasa.
4.10 Mengkaji dan menasihat LPUKM berhubung dengan maklumat prestasi secara
kuantitatif di atas aktiviti yang tertakluk kepada auditan dan perkara lain yang
melibatkan tanggungjawab sebagaimana yang diputuskan oleh LPUKM.
4.11 Mengesan pematuhan kepada peraturan yang ditetapkan oleh LPUKM serta
tatakelakuan pegawai/kakitangan dan mengambil daya usaha menyiasat
sebarang pertelingkahan yang berlaku dalam urusan UKM.
4.12 Memastikan bahawa UKM sentiasa mengubahsuai pelaksanaan kerja selaras
dengan perubahan ikhtisas yang berlaku dalam bidang perakaunan seperti
pengisytiharan oleh Institut Akauntan Malaysia dan Jawatankuasa Piawaian
Perakaunan Antarabangsa.
4.13 Meneliti dan meluluskan prestasi aktiviti Audit Dalam berhubung dengan pelan
perancangan aktiviti audit dan lain-lain perkara.
4.14 Membuat penilaian prestasi ke atas Ketua Unit Audit Dalam UKM sekurangkurangnya setahun sekali.

5. TATACARA MESYUARAT JAUKM

5.1 Korum mesyuarat JAUKM adalah sekurang-kurangnya tiga (3) orang Ahli
JAUKM yang dilantik termasuk Pengerusi.
5.2 Undian
5.2.1 Bagi maksud memutuskan perkara atau soal dasar dan disiplin, undian
dibuat secara sebulat suara.
5.2.2 Bagi maksud memutuskan perkara selain dinyatakan dalam perkara
5.2.1, undian dibuat secara undian biasa.
5.2.3 Pengerusi dan setiap Ahli JAUKM mempunyai satu undi dan boleh
menggunakan undinya, tetapi sekiranya terdapat persamaan jumlah
undi, Pengerusi mesyuarat layak mendapat undi kedua atau undi
pemutus.
5.3 Ahli Undangan
5.3.1 Mana-mana orang yang diundang oleh JAUKM menurut perkara 3.4
tidak berhak mengundi pada mesyuarat JAUKM berkenaan.
5.4 Jika Pengerusi tidak dapat hadir di sesuatu mesyuarat JAUKM, Ahli JAUKM
yang hadir boleh melantik salah seorang daripada mereka untuk
mempengerusikan mesyuarat.
5.5 Tarikh dan Tempat Mesyuarat
Mesyuarat Jawatankuasa Audit hendaklah diadakan pada bila-bila masa dan di
mana-mana tempat sebagaimana yang ditetapkan oleh JAUKM.
5.6 Kekerapan Mesyuarat
Mesyuarat JAUKM hendaklah diadakan sekurang-kurangnya empat (4) kali
setahun.
5.7 Notis Panggilan Mesyuarat
Pemberitahuan untuk mengadakan mesyuarat hendaklah dimaklumkan
kepada Ahli sekurang-kurangnya sepuluh (10) hari sebelum tarikh mesyuarat.
5.8 Agenda dan Kertas Kerja
Setiausaha JAUKM hendaklah mengedarkan kepada Ahli, agenda dan semua
kertas kerja berserta dokumen berkenaan sekurang-kurangnya tujuh (7) hari
sebelum mesyuarat diadakan. Sekiranya terdapat dokumen tambahan untuk
mesyuarat tersebut, Setiausaha JAUKM hendaklah mengedarkan kepada Ahli
sekurang-kurangnya tiga (3) hari sebelum mesyuarat diadakan.
5.9 Edaran Minit
5.9.1 Minit setiap mesyuarat hendaklah diedarkan kepada Ahli dalam
tempoh sepuluh (10) hari selepas mesyuarat diadakan.
5.9.2 Minit mesyuarat hendaklah disahkan dalam mesyuarat berikutnya.
5.9.3 Minit mesyuarat yang telah disahkan oleh Mesyuarat JAUKM
hendaklah dianggap sebagai keterangan muktamad prosiding JAUKM.
5.9.4 Semua minit mesyuarat hendaklah dibentangkan kepada LPUKM
untuk makluman dan tindakan selanjutnya, jika berkaitan.
5.10 Urus Setia
5.10.1 UAD UKM bertanggungjawab menguruskan perjalanan mesyuarat
JAUKM.